En NDM Law Firm & Associates reconocemos la importancia de mantener la privacidad y la sensibilidad de la información que conservamos en nuestra base de datos, especialmente la información personal de las personas con las que nos relacionamos, ya sean clientes, usuarios, colaboradores, candidatos, proveedores u otros.
Como abogados en ejercicio y proveedores de servicios legales, tenemos la obligación profesional y ética de mantener en estricta confidencialidad toda la información que recibimos como parte de nuestra relación abogado-cliente. Además, estamos comprometidos a proteger la información que almacenamos y/o tratamos de todas las personas, sean naturales o jurídicas.
En esta Política de Protección de Datos (la “Política”) establecemos las prácticas que hemos implementado en nuestras empresas en relación con el tratamiento de sus datos, desde su recopilación, uso y con quién compartimos dicha información.
Esta Política complementa todos los acuerdos previos, orales o escritos, entre usted y nosotros relacionados con la recopilación, uso y divulgación de su información personal, comercial o financiera.
Ámbito de aplicación de esta Política
Esta Política se aplica a nosotros, como custodios de la base de datos y como responsables del tratamiento de sus datos personales, y a usted, como persona natural o jurídica titular de los datos.
Cuando hablamos de “Nosotros”, nos referimos a “NDM Law Firm & Associates”.
Cuando hablamos de “Usted”, nos referimos a usted como cliente, usuario, visitante, colaborador, candidato, proveedor o cualquier persona que por cualquier motivo comparta sus datos con nosotros.
Base legal de esta Política
Esta Política se basa en la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 (Panamá) sobre Protección de Datos Personales, que tiene como finalidad la protección de los derechos de las personas naturales como titulares de sus datos personales, en relación con el uso de dichos datos.
La Ley 81 aplica a todas las bases de datos ubicadas en el territorio de la República de Panamá, cuando se almacenen datos personales de nacionales o extranjeros, o cuando el responsable del tratamiento de los datos esté domiciliado en la República de Panamá. Se exceptúan las bases de datos de sujetos regulados por leyes especiales, siempre que dichas leyes establezcan normas técnicas mínimas necesarias para una protección igual o superior a la prevista en la Ley 81.
CÓMO Y POR QUÉ RECOPILAMOS INFORMACIÓN PERSONAL
Como firma de abogados y proveedores de servicios legales, recopilamos datos personales como parte de nuestras actividades profesionales para poder brindar servicios a nuestros clientes.
Nunca recopilamos datos personales sin su conocimiento y consentimiento. No utilizamos sus datos personales para fines distintos a los aquí indicados.
Es importante destacar que no divulgamos ni vendemos su información personal ni su información de contacto comercial a terceros para que promocionen sus productos o servicios.
Si usted es cliente o posible cliente
Cuando solicita un servicio o una cotización, podemos recopilar su información y datos como parte del proceso inicial, para entender, evaluar y asistirle con sus necesidades legales, para cumplir con obligaciones bajo leyes especiales o para asegurar que la información sea correcta y esté actualizada, entre otros fines. Solo recopilamos sus datos por medios legítimos y con su consentimiento.
Algunos de los datos que normalmente recopilamos son:
- Información básica y datos personales para identificarle de forma inequívoca: nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, número de pasaporte o documento de identificación. Si es una persona jurídica, su cargo dentro de la organización.
- Datos de contacto para comunicarnos con usted y para efectos de facturación: dirección física, correo electrónico y números de teléfono. Si es persona jurídica, domicilio y número de identificación fiscal.
- Información necesaria para cumplir con políticas de “Conozca a su Cliente” y requisitos de Debida Diligencia: además de los datos antes mencionados, copia de su documento de identidad y comprobante de domicilio. Si es persona jurídica, certificado de existencia o equivalente, entre otros.
Generalmente, usted proporciona la información durante nuestra relación. Sin embargo, cuando resulte necesario para prestar los servicios solicitados y/o cumplir obligaciones legales, podremos validar o recopilar información sobre usted en distintas bases de datos, como las de otras empresas de nuestro grupo económico o a través de terceros, tales como fuentes accesibles, autoridades y/o entidades estatales y proveedores de servicios.
Utilizamos sus datos personales únicamente en el marco de nuestras actividades profesionales habituales y para cumplir con nuestras obligaciones contractuales o acuerdos suscritos para la prestación de servicios, realizar verificaciones de posibles conflictos de interés o prevención de blanqueo de capitales, cumplir con obligaciones legales en las jurisdicciones donde operamos, defender sus derechos legales y acatar órdenes judiciales y/o administrativas cuando corresponda.
Si nos visita en nuestros sitios web o portales de servicio
Cuando navega por nuestros sitios web o utiliza nuestros servicios en línea, podemos recopilar información técnica, como su dirección IP, para optimizar el funcionamiento y la seguridad de nuestras plataformas tecnológicas. Al ingresar a nuestros portales de atención al cliente, como portales de pago, también recopilamos la información que usted nos proporciona en ese momento y que sea estrictamente necesaria para cumplir el propósito para el cual fueron diseñados, por ejemplo, procesar el pago de una factura. En todos los casos buscamos su conveniencia y la seguridad de sus datos.
CÓMO COMPARTIMOS O TRANSFERIMOS SU INFORMACIÓN
Durante nuestra relación comercial, proporcionamos información a nuestro personal únicamente para fines comerciales razonables y para la adecuada prestación de servicios. Nuestro personal está capacitado para mantener la confidencialidad y seguridad de sus datos.
Como parte de un grupo económico, podemos compartir cierta información entre nuestras empresas con el único propósito de prestarle el servicio o desarrollar la relación comercial correspondiente. Nos aseguramos de que en todo momento se garantice el mismo nivel de protección de datos que exigimos internamente.
Para la prestación de algunos servicios, podemos recurrir a proveedores externos o profesionales que colaboran con nosotros, tales como peritos, traductores, proveedores de servicios informáticos, bancos y otros, que pueden tener acceso a sus datos personales. En estos casos, exigimos que dichos proveedores cumplan prácticas y políticas que aseguren la seguridad y confidencialidad de su información personal y que no la traten para fines distintos a los aquí indicados.
Algunas de nuestras empresas, sedes o proveedores de servicios pueden estar ubicados en distintas jurisdicciones. Cuando sea necesario transferir o transmitir su información personal para los fines declarados, garantizamos que la protección y confidencialidad de sus datos se mantenga como si se encontraran en territorio nacional.
Debe tener siempre en cuenta que debemos y estaremos obligados a proporcionar sus datos e información básica a las autoridades gubernamentales cuando así sea solicitado y requerido por la ley.
Resguardo de la información
La información que recopilamos se utiliza estrictamente para los fines indicados. El acceso de nuestros colaboradores a su información está restringido y limitado únicamente a quienes cuentan con autorización y capacitación en el manejo adecuado de la información de clientes.
Hemos adoptado e implementado medidas físicas, electrónicas, procedimentales y de seguridad para garantizar que su información se mantenga confidencial y segura, conforme a la ley y a nuestros procedimientos y prácticas internas.
Conservación de la información
Usted acepta que podamos almacenar y utilizar información sobre usted en nuestros registros para los fines descritos en esta Política, incluso si deja de ser cliente, sujeto a las leyes aplicables.
Exactitud de la información personal
Mientras exista una relación comercial con nosotros, usted debe proporcionar y mantener actualizada toda su información personal, notificándonos tan pronto como se produzcan cambios, de modo que podamos actualizar nuestras bases de datos y evitar inconvenientes en nuestra relación contractual.
Vigencia de esta Política
Esta Declaración de Privacidad fue actualizada el 25 de marzo de 2021. Podemos revisar y modificar esta Declaración de Privacidad en cualquier momento para actualizar nuestro compromiso con su privacidad conforme a la legislación vigente y las mejores prácticas en materia de protección de datos.